O e-mail é, sem dúvida alguma, a mais revolucionária ferramenta de comunicação surgida nos últimos tempos. E vem, a passos largos, se tornando a principal ferramenta de gestão no mundo corporativo.
Afinal, basta lembrar que essa fantástica ferramenta conseguiu atender, simultaneamente, duas exigências imprescindíveis à boa Comunicação Corporativa:
- a velocidade, quase instantânea, com que a informação precisa circular; e
- a necessidade de compartilhar, de imediato, a informação com os funcionários da empresa, seus clientes e parceiros, setores governamentais e sociedade em geral.
Portanto, utilizar o e-mail com efetividade é não só otimizar a Comunicação Corporativa, mas sobretudo colaborar, de forma decisiva, para o aumento da produtividade na empresa.
Para que o e-mail se torne uma ferramenta produtiva, é preciso unir a rapidez com que a informação deve circular à necessidade de proporcionar ao leitor quantidade significativa de informações, que lhe permitam tomar decisões de forma rápida e segura.
Isso só se obtém se o texto do e-mail ajustar-se adequadamente ao perfil do leitor, atender com precisão as necessidades de informação e explorar, com inteligência e senso de oportunidade, os recursos disponibilizados pela comunicação eletrônica.
Aqui vão algumas dicas que certamente ajudarão você a produzir e-mails eficientes, sem perder seu precioso tempo:
Dicas para redigir e-mails de sucesso
1. Decida, antes de tudo, se você precisa escrever o e-mail. A comunicação por e-mail é prática e muito rápida, mas nem sempre é a solução mais adequada para certas situações.
Seria, por exemplo, adequado demitir um funcionário ou promovê-lo a um cargo de chefia por e-mail? Seria, ainda, adequado informar por e-mail ao cliente a inclusão do nome dele no SERASA? Às vezes, o contato pessoal ou um telefonema são bem mais adequados, e por isso, mais eficientes do que o e-mail.
2. Defina claramente o objetivo do texto. Não comece a escrever sem ter certeza de que ação ou ações você espera desencadear. Lembre-se: se você não sabe aonde quer chegar, não é o leitor que vai adivinhar.
3. Responda precisamente ao que foi perguntado. Na medida do possível, não deixe perguntas sem respostas. Imprecisão gera sempre trabalho dobrado, pois resposta incompleta gera novo e-mail.
4. Aja como um bom comunicador. Entre em sintonia com o leitor. Para tanto, defina:
- a linguagem a ser usada (formal ou informal, técnica ou leiga?);
- o nível adequado de formalidade (tratamento simples e direto ou cerimonioso?); e
- o grau de detalhamento das informações (O que o leitor já sabe sobre o assunto? Sem essa informação, corremos o risco de sermos prolixos ou de sonegarmos informações).
5. Seja específico na redação do “Assunto”. Aproveite o título para iniciar a comunicação com o leitor. Títulos bem formulados, na maioria das vezes, dispensam o leitor de ter de ler o e-mail até o fim.
Evite títulos genéricos como Contrato, Pagamento, Cancelamento ou Proposta, que não orientam adequadamente o leitor. Prefira títulos completos, que realmente deixem claro o assunto de que trata a mensagem.
- Em vez de: Proposta
- Prefira: Proposta técnico-comercial para a realização do 2º Encontro de Secretárias
Ou ainda: Segundo Encontro de Secretárias – proposta técnico-comercial
6. Primeiro, diga o fundamental; depois, o importante; por último, o acessório.
Em vez de: " Tendo em vista a realização da terceira turma do curso Qualidade no Texto Empresarial, no período de 26 a 28 de julho, no Hotel Apa, situado na Rua Toneleiros, 250, em Copacabana e que alguns dos funcionários designados para a segunda turma não puderam comparecer por estarem envolvidos com a digitação das folhas de pagamentos, gostaríamos de solicitar a inscrição dos colaboradores João Santos, Roseni Paiva e Augusto Peçanha".
Prefira: "Solicito a inscrição dos colaboradores João Santos, Roseni Paiva e Augusto Peçanha na terceira edição do curso Qualidade no Texto Empresarial, a ser realizado no período de 26 a 28 de julho. A ausência desses funcionários, originariamente indicados para a segunda turma, deveu-se ao fato de que..."
Vá direto ao assunto. Se você tem que informar, informe; se você tem que solicitar, solicite; se você tem que convidar, convide.
7. Mensagens por e-mail devem ser curtas. Mensagens curtas não quer dizer necessariamente telegráficas. Em vez de escrever “De acordo”, redija um texto curto que deixe claro com o que é que você concorda. Evite mensagens formadas por uma só palavra ou por siglas. Coisas do tipo: SIM, O.K., FYI (for your information).
8. Não se deve dispensar vocativo e fechos de cortesia. Para o vocativo, use uma das seguintes formas:
Senhor Diretor,
Senhor Ricardo,
Ricardo,
Nada impede você de usar como vocativo saudações do tipo:
Bom dia, Ronaldo.
Boa tarde, Marta.
São formas de personalizar o e-mail e dar um tom mais próximo da linguagem falada. Nos fechos, use um "Atenciosamente", para situações formais, um "Muito Obrigado(a)", para situações informais ou "Um Abraço", para situações com certo grau de afetividade.
O e-mail deve conter, após o fecho, uma Assinatura, que identifique claramente quem é o remetente. Você pode usar as seguintes informações na identificação do remetente:
- Nome completo
- Cargo ou função que ocupa
- Nome da empresa
- Sigla do setor
- Telefone
- Fax
- E-mail
- Site
Por exemplo:
Carla Alves dos Santos
Chefe de Treinamento e Capacitação
GIP Cultural Ltda
GRH – CTC
Tel. (21)5555.5555
Fax (21)5555.5555
csantos@gipcultural.com.br
www.grupoindependente.com.br
Seguindo esses procedimentos, certamente você produzirá e-mails que atenderão plenamente às necessidades de informações do leitor.
Carlos Alberto Paula Motta
Diretor e Consultor em Comunicação Escrita, do GIP Cultural Ltda
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