A rotina de qualquer profissional das mais diversas áreas de atuação realmente pode ser muito estressante. Ouvimos constantemente no ambiente de trabalho expressões como “é urgente”, “é pra ontem”, “está corrido”, entre outras. Nessa onda de que tudo é urgente, todas as tarefas acabam tendo a mesma prioridade e, na hora de executá-las, o profissional não consegue administrar o tempo por não categorizar suas obrigações de acordo com sua real importância e atrasa ainda mais o trabalho.
Agora você pode pensar “todas as minhas tarefas são importantes”. Pode ser que sim, mas o segredo para saber o que realmente é prioridade é saber distinguir o que é importante do que é urgente. Por mais que pareça óbvio falar isso, na prática, a maioria das pessoas não sabe fazer essa distinção tão importante para a produtividade no trabalho.
Não só para aumentar a produtividade, mas também para administrar melhor o tempo, o ideal é que o profissional trabalhe com uma agenda bem organizada. É preciso ter uma visão clara dos seus objetivos e alinhá-los de acordo com as metas pré-estabelecias. A responsabilidade de deixar claro para os funcionários as metas, objetivos e prioridades da empresa é do líder, portanto, em muitas das vezes em que a produtividade da equipe está baixa é porque o gestor não está sendo transparente e objetivo o suficiente.
O que também ajuda é a criação de um cronograma de entrega que servirá como guia para o profissional controlar suas demandas e gerenciar suas tarefas. Esse cronograma, como também a agenda, deve ser atualizado diária ou semanalmente para evitar surpresas de imprevistos e falhas e problemas de última hora.
Finalmente, vale ressaltar que um dos maiores motivos pelo qual o profissional se confunde em qual tarefa é mais urgente é a forma empírica com que as coisas são pedidas. Normalmente, o profissional começa pelas tarefas que o seu chefe pediu de última hora ou que o cliente grosseiro ligou cobrando com agressividade. Pelo tom de voz autoritário ou agressivo, as pessoas sentem necessidade de resolver logo a situação que muitas vezes não é tão urgente assim.
As prioridades devem ser comunicadas pelo líder de maneira adequada e transparente para toda a equipe. Se isso for feito, o profissional se organizará para estabelecer suas prioridades não de acordo com o nível hierárquico de quem está pedindo, ou pela gritaria, mas sim com o que é mais urgente e importante para a empresa, seus objetivos e metas.
Por Bernt Entschev
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